Digital im Ehrenamt:
Brücken bauen zwischen analog und digital – und dabei alle mitnehmen!
Digital im Ehrenamt:
Brücken bauen zwischen analog und digital – und dabei alle mitnehmen!
Die einen organisieren alles per Smartphone, die anderen greifen lieber zum Telefon. Wie gelingt digitale Zusammenarbeit mit und zwischen ehrenamtlich Engagierten, ohne dass sich jemand abgehängt fühlt? Und wie lassen sich unterschiedliche Gewohnheiten unter einen Hut bringen?
„Das stand doch in der Gruppe!“ – „Welche Gruppe?“
Die nächste Veranstaltung steht an. Die Helfereinteilung wurde über einen Messenger verteilt, die Unterlagen für die nächste Besprechung liegen irgendwo im E-Mail-Postfach und eine kurzfristige Terminänderung haben längst nicht alle mitbekommen. Während die einen bereits digital planen, warten andere noch auf einen Anruf oder eine persönliche Information.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Bei einer unserer letzten Veranstaltungen kamen wir mit zahlreichen Menschen aus sozialen und kirchlichen Organisationen ins Gespräch, die genau solche Situationen aus ihrem Alltag kennen. Dabei wurde deutlich: Die Digitalisierung bietet viele Chancen, kann aber auch neue Hürden schaffen. Vor allem dann, wenn nicht alle Beteiligten gleichermaßen mitgenommen werden.
Wie also können Organisationen die Vorteile digitaler Zusammenarbeit nutzen, ohne Menschen auszuschließen, die weniger technikaffin sind oder bewusst auf analoge Wege setzen?
Die einen organisieren alles per Smartphone, die anderen greifen lieber zum Telefon. Wie gelingt digitale Zusammenarbeit mit und zwischen ehrenamtlich Engagierten, ohne dass sich jemand abgehängt fühlt? Und wie lassen sich unterschiedliche Gewohnheiten unter einen Hut bringen?
„Das stand doch in der Gruppe!“ – „Welche Gruppe?“
Die nächste Veranstaltung steht an. Die Helfereinteilung wurde über einen Messenger verteilt, die Unterlagen für die nächste Besprechung liegen irgendwo im E-Mail-Postfach und eine kurzfristige Terminänderung haben längst nicht alle mitbekommen. Während die einen bereits digital planen, warten andere noch auf einen Anruf oder eine persönliche Information.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Bei einer unserer letzten Veranstaltungen kamen wir mit zahlreichen Menschen aus sozialen und kirchlichen Organisationen ins Gespräch, die genau solche Situationen aus ihrem Alltag kennen. Dabei wurde deutlich: Die Digitalisierung bietet viele Chancen, kann aber auch neue Hürden schaffen. Vor allem dann, wenn nicht alle Beteiligten gleichermaßen mitgenommen werden.
Wie also können Organisationen die Vorteile digitaler Zusammenarbeit nutzen, ohne Menschen auszuschließen, die weniger technikaffin sind oder bewusst auf analoge Wege setzen?
Es geht nicht um Jung gegen Alt
Die einen möchten Informationen schnell per App austauschen, Termine online abstimmen und Aufgaben digital verteilen. Andere bevorzugen persönliche Gespräche, Telefonate oder schriftliche Informationen.
Beide Seiten haben gute Gründe. Digitale Werkzeuge können Zeit sparen und die Organisation erleichtern. Gleichzeitig sind Bedenken hinsichtlich Datenschutz, Bedienbarkeit oder zusätzlichem Aufwand durchaus verständlich. Und nicht jeder möchte für sein ehrenamtliches Engagement ständig auf das Smartphone schauen.
Dabei wäre es zu einfach, die Unterschiede allein am Alter festzumachen. Es gibt 75-Jährige, die selbstverständlich mit Apps umgehen, und 30-Jährige, die mit digitalen Anwendungen wenig anfangen können.
Entscheidend ist nicht das Alter, sondern die Bereitschaft, aufeinander zuzugehen.
Denn letztlich verfolgen alle dasselbe Ziel: Sie möchten sich engagieren, informiert bleiben und gemeinsam etwas bewegen.
Es geht nicht um Jung gegen Alt
Die einen möchten Informationen schnell per App austauschen, Termine online abstimmen und Aufgaben digital verteilen. Andere bevorzugen persönliche Gespräche, Telefonate oder schriftliche Informationen.
Beide Seiten haben gute Gründe. Digitale Werkzeuge können Zeit sparen und die Organisation erleichtern. Gleichzeitig sind Bedenken hinsichtlich Datenschutz, Bedienbarkeit oder zusätzlichem Aufwand durchaus verständlich. Und nicht jeder möchte für sein ehrenamtliches Engagement ständig auf das Smartphone schauen.
Dabei wäre es zu einfach, die Unterschiede allein am Alter festzumachen. Es gibt 75-Jährige, die selbstverständlich mit Apps umgehen, und 30-Jährige, die mit digitalen Anwendungen wenig anfangen können.
Entscheidend ist nicht das Alter, sondern die Bereitschaft, aufeinander zuzugehen.
Denn letztlich verfolgen alle dasselbe Ziel: Sie möchten sich engagieren, informiert bleiben und gemeinsam etwas bewegen.
Ein gemeinsamer Informationsstand – unterschiedliche Wege
Muss deshalb künftig alles digital laufen? Ganz sicher nicht.
Nehmen wir die Organisation eines Besuchsdienstes oder einer gemeinnützigen Veranstaltung. Termine, Aufgaben und Helfereinteilungen werden zentral in einer digitalen Anwendung gepflegt. Wer diese nicht nutzen möchte, bekommt die wichtigsten Informationen weiterhin persönlich, telefonisch oder als Ausdruck.
Der entscheidende Unterschied: Es gibt nur noch eine zentrale, verbindliche Informationsquelle. Änderungen werden dort eingetragen und von einer verantwortlichen Person bei Bedarf auch auf analogem Weg weitergegeben.
So entstehen nicht mehrere unabhängig voneinander geführte Listen, die irgendwann unterschiedliche Informationen enthalten.
Natürlich hat ein Ausdruck seine Grenzen: Wird kurzfristig ein Einsatz getauscht, ist die gedruckte Übersicht möglicherweise schon wieder veraltet. Deshalb braucht es klare Absprachen, wer wen über Änderungen informiert.
Nicht jeder muss digital arbeiten. Aber alle sollten auf demselben Informationsstand sein.
Ein gemeinsamer Informationsstand – unterschiedliche Wege
Muss deshalb künftig alles digital laufen? Ganz sicher nicht.
Nehmen wir die Organisation eines Besuchsdienstes oder einer gemeinnützigen Veranstaltung. Termine, Aufgaben und Helfereinteilungen werden zentral in einer digitalen Anwendung gepflegt. Wer diese nicht nutzen möchte, bekommt die wichtigsten Informationen weiterhin persönlich, telefonisch oder als Ausdruck.
Der entscheidende Unterschied: Es gibt nur noch eine zentrale, verbindliche Informationsquelle. Änderungen werden dort eingetragen und von einer verantwortlichen Person bei Bedarf auch auf analogem Weg weitergegeben.
So entstehen nicht mehrere unabhängig voneinander geführte Listen, die irgendwann unterschiedliche Informationen enthalten.
Natürlich hat ein Ausdruck seine Grenzen: Wird kurzfristig ein Einsatz getauscht, ist die gedruckte Übersicht möglicherweise schon wieder veraltet. Deshalb braucht es klare Absprachen, wer wen über Änderungen informiert.
Nicht jeder muss digital arbeiten. Aber alle sollten auf demselben Informationsstand sein.
Klein anfangen, statt alles auf einmal umzustellen
Ein häufiger Fehler bei der Digitalisierung: Man möchte möglichst viele Abläufe gleichzeitig verändern. Neue App, neue Kommunikation, neue Terminplanung, neue Aufgabenverteilung – und am besten ab morgen.
Das kann selbst digital erfahrene Menschen überfordern.
Warum nicht zunächst mit einer einzigen Aufgabe beginnen, die im Alltag regelmäßig Zeit kostet?
Zum Beispiel mit der Einsatzplanung: Statt mehrfach nachzufragen, wer einen Besuchsdienst oder eine Vertretung übernehmen kann, werden Termine zentral bereitgestellt und Rückmeldungen gesammelt. Wer die App nutzt, antwortet direkt dort. Andere geben ihre Rückmeldung telefonisch an eine vereinbarte Ansprechperson, die sie digital ergänzt.
Oder mit der Bereitstellung von Informationen: Protokolle, Einsatzpläne und wichtige Dokumente werden an einem zentralen Ort abgelegt, anstatt in verschiedenen E-Mail-Verläufen zu verschwinden. Wer eine gedruckte Fassung benötigt, erhält sie weiterhin.
Solche kleinen Veränderungen zeigen schnell, welchen praktischen Nutzen digitale Zusammenarbeit haben kann. Und sie lassen genügend Raum, um Erfahrungen zu sammeln.
Klein anfangen, statt alles auf einmal umzustellen
Ein häufiger Fehler bei der Digitalisierung: Man möchte möglichst viele Abläufe gleichzeitig verändern. Neue App, neue Kommunikation, neue Terminplanung, neue Aufgabenverteilung – und am besten ab morgen.
Das kann selbst digital erfahrene Menschen überfordern.
Warum nicht zunächst mit einer einzigen Aufgabe beginnen, die im Alltag regelmäßig Zeit kostet?
Zum Beispiel mit der Einsatzplanung: Statt mehrfach nachzufragen, wer einen Besuchsdienst oder eine Vertretung übernehmen kann, werden Termine zentral bereitgestellt und Rückmeldungen gesammelt. Wer die App nutzt, antwortet direkt dort. Andere geben ihre Rückmeldung telefonisch an eine vereinbarte Ansprechperson, die sie digital ergänzt.
Oder mit der Bereitstellung von Informationen: Protokolle, Einsatzpläne und wichtige Dokumente werden an einem zentralen Ort abgelegt, anstatt in verschiedenen E-Mail-Verläufen zu verschwinden. Wer eine gedruckte Fassung benötigt, erhält sie weiterhin.
Solche kleinen Veränderungen zeigen schnell, welchen praktischen Nutzen digitale Zusammenarbeit haben kann. Und sie lassen genügend Raum, um Erfahrungen zu sammeln.
Gemeinsam lernen – ohne Druck und ohne Fachchinesisch
Wer Menschen für digitale Werkzeuge gewinnen möchte, sollte sie möglichst früh einbeziehen. Nicht erst dann, wenn die Entscheidung längst gefallen ist.
Was funktioniert heute gut? Wo entstehen Schwierigkeiten? Welche Aufgaben könnten einfacher werden? Und welche Unterstützung wünschen sich die ehrenamtlich Engagierten?
Oft hilft es schon, eine neue Anwendung gemeinsam auszuprobieren. Vielleicht bei der nächsten Teambesprechung oder einem Treffen der Ehrenamtlichen, ganz ungezwungen und anhand einer konkreten Aufgabe.
Eine gute Idee sind auch Digitalpatenschaften: Menschen, die sich mit Smartphones und Apps auskennen, begleiten andere bei den ersten Schritten. Sie helfen bei der Einrichtung, zeigen, wo Termine zu finden sind, und beantworten Fragen.
Dabei geht es nicht darum, jemanden zum Digitalprofi zu machen. Es reicht völlig, wenn die wichtigsten Funktionen sicher genutzt werden können.
Und manchmal braucht es einfach etwas Geduld. Was für den einen selbstverständlich ist, kann für den anderen zunächst ungewohnt sein.
Wie ein Collaboration-Tool wie mantau dabei helfen kann
Genau hier können digitale Lösungen wie der Gruppenmanager mantau unterstützen. Sie bündeln die Zusammenarbeit an einem Ort, ohne dass jeder sämtliche Funktionen nutzen muss.
Eine soziale oder kirchliche Organisation oder ein Verein könnte beispielsweise mit einer gemeinsamen Gruppe für ihre Ehrenamtlichen beginnen, in der Termine, Nachrichten und wichtige Dokumente bereitstehen. Für einzelne Arbeitsbereiche, Besuchsdienste oder Veranstaltungen lassen sich eigene Untergruppen einrichten.
Ehrenamtliche können sich über Formulare für Einsätze anmelden, Termine abstimmen und Informationen jederzeit nachlesen.
Besonders praktisch: Neue Gruppenmitglieder können auch auf bereits vorhandene Informationen zugreifen. So muss nicht jedes Dokument erneut verschickt und nicht jede Absprache wiederholt werden.
Für Menschen, die zunächst nur den Veranstaltungskalender nutzen möchten, kann genau das der Einstieg sein. Andere übernehmen vielleicht die digitale Einsatzplanung oder organisieren ihre Arbeitsgruppen.
Und wer nicht digital teilnehmen kann oder möchte, wird über einen gemeinsam vereinbarten Weg weiterhin eingebunden.
Die Technik soll die Zusammenarbeit erleichtern – nicht bestimmen, wer dazugehören darf.
Gemeinsam lernen – ohne Druck und ohne Fachchinesisch
Wer Menschen für digitale Werkzeuge gewinnen möchte, sollte sie möglichst früh einbeziehen. Nicht erst dann, wenn die Entscheidung längst gefallen ist.
Was funktioniert heute gut? Wo entstehen Schwierigkeiten? Welche Aufgaben könnten einfacher werden? Und welche Unterstützung wünschen sich die ehrenamtlich Engagierten?
Oft hilft es schon, eine neue Anwendung gemeinsam auszuprobieren. Vielleicht bei der nächsten Teambesprechung oder einem Treffen der Ehrenamtlichen, ganz ungezwungen und anhand einer konkreten Aufgabe.
Eine gute Idee sind auch Digitalpatenschaften: Menschen, die sich mit Smartphones und Apps auskennen, begleiten andere bei den ersten Schritten. Sie helfen bei der Einrichtung, zeigen, wo Termine zu finden sind, und beantworten Fragen.
Dabei geht es nicht darum, jemanden zum Digitalprofi zu machen. Es reicht völlig, wenn die wichtigsten Funktionen sicher genutzt werden können.
Und manchmal braucht es einfach etwas Geduld. Was für den einen selbstverständlich ist, kann für den anderen zunächst ungewohnt sein.
Wie ein Collaboration-Tool wie mantau dabei helfen kann
Genau hier können digitale Lösungen wie der Gruppenmanager mantau unterstützen. Sie bündeln die Zusammenarbeit an einem Ort, ohne dass jeder sämtliche Funktionen nutzen muss.
Eine soziale oder kirchliche Organisation oder ein Verein könnte beispielsweise mit einer gemeinsamen Gruppe für ihre Ehrenamtlichen beginnen, in der Termine, Nachrichten und wichtige Dokumente bereitstehen. Für einzelne Arbeitsbereiche, Besuchsdienste oder Veranstaltungen lassen sich eigene Untergruppen einrichten.
Ehrenamtliche können sich über Formulare für Einsätze anmelden, Termine abstimmen und Informationen jederzeit nachlesen.
Besonders praktisch: Neue Gruppenmitglieder können auch auf bereits vorhandene Informationen zugreifen. So muss nicht jedes Dokument erneut verschickt und nicht jede Absprache wiederholt werden.
Für Menschen, die zunächst nur den Veranstaltungskalender nutzen möchten, kann genau das der Einstieg sein. Andere übernehmen vielleicht die digitale Einsatzplanung oder organisieren ihre Arbeitsgruppen.
Und wer nicht digital teilnehmen kann oder möchte, wird über einen gemeinsam vereinbarten Weg weiterhin eingebunden.
Die Technik soll die Zusammenarbeit erleichtern – nicht bestimmen, wer dazugehören darf.
Einfach ausprobieren – und nach ein paar Wochen Bilanz ziehen
Unser Vorschlag: Suchen Sie sich in Ihrer Organisation einen konkreten Ablauf aus, den Sie gemeinsam verbessern möchten. Vielleicht die Terminabstimmung, die Einsatzplanung oder den Austausch von Informationen zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen.
Legen Sie fest, wo Informationen künftig zentral gepflegt werden, wie nicht digital angebundene Menschen zu informieren sind –und wer bei Fragen unterstützt.
Probieren Sie das Ganze vier bis sechs Wochen lang aus. Anschließend treffen Sie sich noch einmal und sprechen darüber: Was hat funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Was sollte beibehalten oder verändert werden?
Vielleicht entdecken dabei auch Ehrenamtliche, die zunächst skeptisch waren, dass eine digitale Terminübersicht durchaus hilfreich ist. Vielleicht zeigt sich aber auch, dass der persönliche Anruf oder ein Treffen zu bestimmten Themen weiterhin die beste Lösung bleibt. Beides ist völlig in Ordnung.
Einfach ausprobieren – und nach ein paar Wochen Bilanz ziehen
Unser Vorschlag: Suchen Sie sich in Ihrer Organisation einen konkreten Ablauf aus, den Sie gemeinsam verbessern möchten. Vielleicht die Terminabstimmung, die Einsatzplanung oder den Austausch von Informationen zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen.
Legen Sie fest, wo Informationen künftig zentral gepflegt werden, wie nicht digital angebundene Menschen zu informieren sind –und wer bei Fragen unterstützt.
Probieren Sie das Ganze vier bis sechs Wochen lang aus. Anschließend treffen Sie sich noch einmal und sprechen darüber: Was hat funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Was sollte beibehalten oder verändert werden?
Vielleicht entdecken dabei auch Ehrenamtliche, die zunächst skeptisch waren, dass eine digitale Terminübersicht durchaus hilfreich ist. Vielleicht zeigt sich aber auch, dass der persönliche Anruf oder ein Treffen zu bestimmten Themen weiterhin die beste Lösung bleibt. Beides ist völlig in Ordnung.
Unser Fazit: Digitalisierung ist kein Selbstzweck
Ehrenamt lebt von Menschen, nicht von Apps. Von Engagement, persönlichen Begegnungen und dem guten Gefühl, gemeinsam etwas zu bewegen.
Digitale Werkzeuge können dabei vieles einfacher machen. Sie können Informationen bündeln, Abstimmungen beschleunigen und haupt- wie ehrenamtlich Engagierte entlasten. Aber nur, wenn sie zu den Menschen passen, die sie nutzen sollen.
Deshalb muss nicht jeder von heute auf morgen digital werden. Viel wichtiger ist, gemeinsam einen Weg zu finden, der funktioniert.
Denn gute digitale Zusammenarbeit erkennt man nicht daran, dass alle eine App nutzen. Sondern daran, dass alle weiterhin mitmachen können.
Und vielleicht ist genau das der beste Anfang: Nicht zuerst über Technik sprechen, sondern miteinander.
Sie möchten ausprobieren, wie sich die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen einfacher organisieren lässt? Mit mantau können Sie kostenlos eine Gruppe mit bis zu zehn Teilnehmenden einrichten und beispielsweise Ihre nächste Termin- oder Einsatzplanung gemeinsam organisieren.
Einfach anfangen, Erfahrungen sammeln und Schritt für Schritt weiterentwickeln.
Denn gemeinsam geht mehr – mit mantau.
Das WEBINAR zum Thema - jetzt für 11.12.2026 anmelden!
Autoren der Kolumne: Mareike Grund, Michael Breiden, EXEC IT Solutions GmbH
Unser Fazit: Digitalisierung ist kein Selbstzweck
Ehrenamt lebt von Menschen, nicht von Apps. Von Engagement, persönlichen Begegnungen und dem guten Gefühl, gemeinsam etwas zu bewegen.
Digitale Werkzeuge können dabei vieles einfacher machen. Sie können Informationen bündeln, Abstimmungen beschleunigen und haupt- wie ehrenamtlich Engagierte entlasten. Aber nur, wenn sie zu den Menschen passen, die sie nutzen sollen.
Deshalb muss nicht jeder von heute auf morgen digital werden. Viel wichtiger ist, gemeinsam einen Weg zu finden, der funktioniert.
Denn gute digitale Zusammenarbeit erkennt man nicht daran, dass alle eine App nutzen. Sondern daran, dass alle weiterhin mitmachen können.
Und vielleicht ist genau das der beste Anfang: Nicht zuerst über Technik sprechen, sondern miteinander.
Sie möchten ausprobieren, wie sich die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen einfacher organisieren lässt? Mit mantau können Sie kostenlos eine Gruppe mit bis zu zehn Teilnehmenden einrichten und beispielsweise Ihre nächste Termin- oder Einsatzplanung gemeinsam organisieren.
Einfach anfangen, Erfahrungen sammeln und Schritt für Schritt weiterentwickeln.
Denn gemeinsam geht mehr – mit mantau.
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Autoren der Kolumne: Mareike Grund, Michael Breiden, EXEC IT Solutions GmbH
