Wie Sie die digitale Zusammenarbeit erfolgreich in Ihrer Organisation umsetzen – und was Sie beachten sollten

Bei vielen Organisationen dient die E-Mail oder gar WhatsApp als Kommunikationswerkzeug, egal, ob für den einfachen Dialog oder für Gruppenkommunikation. Auch die Verwendung von Papier und die Verteilung per Post ist noch immer keine Seltenheit.

Oft ist Unwissenheit über bessere Lösungen und die Verbreitung von einfachen Messengern, der Grund, warum das Funktionieren ganzer Organisationen häufig auf diesen Krücken ruht. Den meisten ist klar, dass die Kommunikation so ineffizient ist – und viele ärgern sich über diese Werkzeuge. Jedoch fällt der Wechsel auf effizienteres Zusammenarbeiten erst einmal aus Bequemlichkeit schwer.

„Warum denn noch eine App? WhatsApp reicht doch!“

So oder ähnlich werden häufig kritische Stimmen laut, wenn Sie in Ihrer Organisation den Vorschlag machen, eine moderne App als Organisations- und Kommunikationslösung einzusetzen.

Folgendes können Sie Kritikern entgegenstellen:

  • Sicherheit: es gibt Lösungen – sogenannte Kollaborationslösungen – „made in Germany“ – die auch DSGVO-konform sind und bei denen Rechenzentrum und Server in Deutschland stehen.
  • Übersichtlichkeit: Durch die Gliederung in Themen und Einteilung in Strukturen entfällt ein wildes „Durcheinandergeschreibe“, wie es in herkömmlichen Gruppenchats der Fall ist.
  • Alle und alles vereint: Kein Suchen mehr, ob die Info per E-Mail, per WhatsApp oder auf welchem Weg auch immer kam. Alle sind auf dem gleichen Stand und haben Zugriff auf die gleichen Daten.

Um die jeweilige Lösung erfolgreich einzusetzen, müssen folgende Punkte klar sein:

  • Was ist das Ziel? Was soll damit erreicht werden? Erstellen Sie eine Vision über die künftige Zusammenarbeit.
  • Damit kann auch die Entscheidung für eine Lösung gefällt werden, da die Schwerpunkte klar sind.
  • Qualifizierung aller Beteiligten: Machen Sie einen kleinen Workshop und schulen Sie alle Teilnehmer. Jeder sollte gleichzeitig starten können.
  • Einbeziehung aller Beteiligten: Fragen Sie nach Vorschlägen, was bei der Umsetzung wichtig ist. Diskutieren Sie, wie sie Ihre gemeinsamen Projekte oder Vorgänge am besten aufbauen.
  • Direkt in die Praxis starten: beginnen Sie nicht mit einem Testprojekt, sondern stürzen Sie sich in die praktische Arbeit!

Nur wenn jeder sich mitgenommen fühlt, ist auch eine Akzeptanz vorhanden!

Stolpersteine, die man vermeiden sollte:

  • Die Lösung als zusätzliche Kommunikationsmöglichkeit: Lieber nicht. Dann haben Sie nur die Hälfte der Teilnehmer dabei und auch nur die Hälfte der Informationen. Außerdem finden Sie Informationen nur schwer wieder.
  • Es kommt nur eine Hälfte der Beteiligten zur Schulung und die andere Hälfte „soll es sich halt erst mal anschauen“. Besser nicht. Sorgen Sie dafür, dass jeder nicht Anwesende einen „Paten“ zur Seite bekommt, der ihn im Umgang schult.
  • Personen einzuladen, ohne dass bereits Inhalte zur Verfügung stehen. Lieber nicht. Es muss von Anfang an eine Struktur mit Inhalten da sein und der Mehrwert muss erkannt werden. Passiert nichts in der Lösung, wird sie auch nicht genutzt werden.